نوشتن برنامه روزانه ممکن است به کارهایتان نظم و ترتیب دهد اما آیا کمکتان می کند که کارهای بیشتری را به انجام برسانید؟ نظم و سازماندهی کارها اهمیت زیادی دارد اما آنچه واقعاً به آن نیاز دارید داشتن تمرکز است. یعنی اینکه بتوانید بنشینید و چندین ساعت عمیقاً روی کارتان تمرکز کنید. نیم ساعت کار متمرکز خیلی مفیدتر و کارآمدتر از یک روز تمام با حواسپرتی است.

در زیر به 10 نکته برای ایجاد تمرکز عمیق اشاره می کنیم:

 1) سروصداها را قطع کنید.

ممکن است برایتان واضح و آشکار باشد که چیزهایی که موجب حواسپرتی شما می شوند، تمرکزتان را بر هم می زنند اما آیا برای از بین بردن آنها اقدام کرده اید؟ می دانم وسوسه انگیز است که صدای زنگ هشدار ایمیل های رسیده یا IM یاهو مسنجر را روشن بگذارید و به آنها پاسخ دهید اما در آخر خواهید دید که اینکار فقط تمرکز شما را بر هم زده است.

متمرکز شدن کامل حداقل 15 دقیقه زمان می برد. اگر هر 5 دقیقه حواستان به جایی پرت می شود مزمئن باشید که اصلاً نخواهید توانست روی کارتان تمرکز کنید. ایمیل هایتان را در یک زمان برنامه ریزی شده انجام دهید. از اطرافیان هم بخواهید که وقتی مشغول کار روی این پروژه هستید مزاحمتان نشوند.اگر لازم است که به تلفن ها فوراً پاسخ دهید، کارتان را برای زمانی برنامه ریزی کنید که شرکت کمتر شلوغ باشد.

2) ساختار محیطتان را اصلاح کنید.

محل کارتان تاثیر زیادی در توانایی شما برای تمرکز کردن دارد. سعی کنید رو به در، تلفن یا پنجره ها که ممکن است موجب حواسپرتی شما شوند بنشینید تا به این ترتیب بتوانید هر از گاهی نیم نگاهی به آنها داشته باشید.

3) اهدافتان را مشخص کنید.

قبل از اینکه کارتان را شروع کنید باید هدفتان را دقیقاً مشخص کنید. اگر مطمئن نیستید که نتیجه نهایی چه خواهد شد، این گم گشتگی متمرکز شدنتان را غیرممکن می کند. پس قبل از اینکه کار را شروع کنید، یک تصویر اجمالی از ساختار کار در ذهنتان تجسم کنید.

4) پروژه های بزرگ را تقسیم بندی کنید.

کارهای بزرگ که نقطه شروع و پایان مشخصی ندارند تمرکز را برهم می زنند. اگر لازم است که روی پروژه بزرگی کار کنید، مسیری برای شروع مشخص کنید. اگر توالی کارها مشخص نباشد تمرکز کردن روی کار سخت خواهد شد. چند دقیقه زمان بگذارید و نه تنها نتیجه نهایی بلکه ترتیب انجام کارها و مراحل آن را نیز برنامه ریزی کنید.

5) قوانین را بدانید.

باید ببینید برای انجام کاری که پیش رو دارید از چه قواعد و رهنمودهایی باید پیروی کنید. کیفیت کار باید در چه سطحی باشد؟ چه استانداردهایی را باید دنبال کنید؟ چه محدودیت هایی دارید؟ مثلاً اگر می خواهید برنامه بنویسید باید ببینید که چقدر دستور لازم دارید، از چه کارکردهایی می خواهید استفاده کنید و چه انعطاف پذیری لازم است. اگر می خواهید مقاله ای بنویسید، درمورد طول مقاله و سبک نوشتار آن تصمیم بگیرید. اگر قوانین کارتان از همان ابتدا مشخص نباشد، بعدها که در طول پروژه به آن بر بخورید،  تمرکزتان را بر هم خواهند زد.

6) فرجه تعیین کنید.

وقتی تلاش بر ایجاد تمرکز است، تعیین فرجه هم مزیتهایی دارد و هم معایبی. ایجاد فرجه باعث می شود که از کارهای اضافی پرهیز کنید و سرعت کارتان را بالا ببرید. مثلاً اگر برای طراحی یک لوگو فقط یک ساعت به خودتان زمان بدهید، مطمئناً لوگویی که طراحی می کنید بسیار ساده خواهد بود و از طرح های شلوغ دوری خواهید کرد.

معایبی که می توانید تعیین فرجه داشته باشد این است که باعث می شود بیشتر نگران زمان باقیمانده تان باشید تا خود کار. در موارد زیر تعیین فرجه پیشنهاد می شود:

·        زمان محدود است. مثلاً فقط یک روز برای انجام کاری که معمولاً هفته ها زمان می برد وقت داشته باشید. با تعیین فرجه دیگر کارهای غیرلازم را انجام نخواهید داد.

·        وقتی ممکن است به راحتی هدف نهایی را فراموش کنید. اگر کارتان طوری است که می تواند به شکل ها و ایده های جدید گسترش پیدا کند، برای اینکه آنرا تحت کنترل درآورید، فرجه تعیین کنید.

·        برای جلوگیری از تعویق کار. اگر نگران این هستید که کار را دیر آماده کنید، برای صرفه جویی در وقت می توانید فرجه برای خود تعیین کنید.

7) موانع کار را بشکنید.

موانع زمانی ایجاد می شوند که به مشکلی در کار برمی خورید. این مسئله ممکن است وقتی ایده هایتان ته می کشد یا تمرکزیتان برهم می خورد اتفاق بیفتد. با طرح ریختن روی یک تکه کاغذ این موانع را از میان بردارید. نوشتن افکار و ایده هایتان باعث می شود حتی اگر خسته شوید باز هم تمرکزتان را حفظ کنید.

8) خودتان را جدا کنید.

اگر می خواهید کارتان درست و به موقع انجام شود، تارک دنیا شوید و خودتان را از بقیه آدم ها جدا کنید. اطرافیان موجب بر هم خوردن تمرکزتان می شوند، مگر اینکه کارتان مرتبط با آنها باشد. یک محل خصوصی برای خودتان ایجاد کنید و تا کارتان تمام نشده، با هیچکس حرف نزنید. می توانید روز در اتاق متذکر شوید که کسی مزاحمتان نشود.

9) عقل سالم در بدن سالم است.

آنچه می خورید تاثیر زیادی در تمرکز شما دارد. مطمئناً کسی که مست سر کار می رود نمی تواند انتظار داشته باشد که بتواند روی کار خود تمرکز کند. اگر کم خوابی داشته باشید، بیش از حد از محرک هایی مثل کافئین استفاده کنید یا غذاهای پرحجم و چرب بخورید، قدرت تمرکزتان پایین خواهد آمد. سعی کنید تا می توانید عادات ناسالم را در خود از بین ببرید و مطمئن باشید که بعد از یک ماه تغییر شگرفی در سطح انرژیتان پدید می آید.

10) صبور باشید.

مطمئناً وقتی سر کاری می نشینید میل زیادی پیدا می کنید که مدام بلند شده و کار دیگری انجام دهید. اما باید بدانید که اگر صبور باشید مطمئناً خیلی خوب می توانید روی کارتان تمرکز کنید و کار را سریعتر به پایان برسانید. بدون داشتن کمی صبر، جریان کار راه نخواهد افتاد.

اگر به تمرکز قوی نیاز دارید، بین 90 تا 120 دقیقه را پیشنهاد می کنیم. اگر کمتر از این زمان باشد وقت زیادی را برای شروع کردن تلف خواهید کرد.